Claves para la gestión integral de proyectos de construcción: aspectos técnicos, económicos y estratégicos

Siendo este el primer artículo del Blog de PROBUILD, he pensado que sería una buena idea hablar de Gestión de Proyectos de Construcción desde un ángulo muy genérico, justificando su existencia, aportando algunas ideas de cómo enfocarla y ligándola con el valor que aporta la figura del Project Manager en un proyecto constructivo.

Salvo en las promotoras más profesionalizadas del sector, el resto de agentes de la construcción todavía se muestran reacios a incorporar en sus proyectos figuras independientes que se dediquen, únicamente, a organizar al resto de partes y llevar un seguimiento exhaustivo del proyecto, tanto desde un punto de vista técnico, como económico y estratégico.

En este artículo intentaré poner en valor la labor del Project Manager y explicar las que deberían ser las claves principales para conseguir una gestión efectiva de los proyectos.

La planificación como base de todo proyecto exitoso

En mi experiencia, una de las etapas más determinantes para el éxito de un proyecto es la planificación. Sin embargo, he visto cómo, en muchos casos, esta fase se toma a la ligera, como si de un simple trámite se tratara, lo que inevitablemente termina complicando las siguientes etapas.

Planificar bien no significa solo marcar fechas en un Excel o hacer una medición con partidas genéricas y pedir que la presupueste el contratista. Se trata de establecer objetivos claros: ¿qué queremos conseguir en términos de calidad, plazos y costes? También es el momento de anticipar riesgos. Siempre he creído que identificar posibles obstáculos y pensar en soluciones desde el principio es una de las mejores formas de evitar contratiempos.

En cuanto a herramientas, las planificaciones detalladas (con un diagrama de Gantt) me han resultado especialmente útiles para prever dependencias y evitar cuellos de botella y, sin embargo, son pocas las veces que la gente está dispuesta a elaborarlos conscientemente porque «total, nunca se cumplen». A esto se suma el análisis de viabilidad técnica y económica, que, aunque puede parecer una inversión de tiempo y recursos al principio, termina ahorrando muchos dolores de cabeza más adelante.

Además, la planificación no es un ejercicio individual. Implica coordinar y alinear a todos los actores: arquitectos, ingenieros, contratistas e, incluso, promotores… Aquí es donde la figura del Project Manager cobra especial relevancia, no como alguien que da órdenes, sino como un facilitador que asegura que todos trabajen hacia un objetivo común.

Gestión técnica: supervisión y control de calidad

No creo que descubra nada nuevo si digo que los detalles técnicos son el corazón del proyecto. Un pequeño error en esta área puede desencadenar problemas que afectan no solo la calidad, sino también los plazos y costes. Por eso, la supervisión técnica es crucial y requiere, siempre, un énfasis especial.

Para mí, todo empieza con un diseño técnico sólido, que cuente con detalles constructivos de todo aquello que pueda tener un mínimo de complicación. En proyectos más complejos, herramientas como BIM son indispensables porque permiten prever conflictos antes de que lleguen a la obra.

En obra todo adquiere un mayor grado de complejidad y es indispensable estar preparados para resolver cualquier duda que pueda tener el equipo constructivo. En caso contrario, en el mejor de los casos la obra se retrasa a la espera de que se resuelvan las dudas y, en el peor, el contratista decide por su cuenta, quedando sujetos a su criterio, con los problemas que ello puede suponer.

Por eso, la ejecución debe ser rigurosamente supervisada para garantizar que todo se haga conforme a las especificaciones, y esa es la labor de la Dirección Facultativa del proyecto, pero también del Project Manager vigilando en el propio interés del promotor.

El control de calidad, por su parte, no debería ser un «checklist» al final del proceso. En los proyectos que he visto salir bien, este control se integra desde el principio, con inspecciones periódicas y auditorías técnicas. Esto asegura que los estándares se cumplan en cada fase, desde la selección de materiales hasta la ejecución final.

Gestión económica: control de presupuestos y recursos

Cuando hablamos de presupuesto pienso en una frase que no es mía pero que he escuchado millones de veces: «Un proyecto sin control económico es un proyecto sin rumbo». A lo largo de los años he comprobado que no podría ser más cierta.

Un presupuesto inicial detallado es fundamental, pero igual de importante es llevar un seguimiento continuo. Personalmente, creo que una de las mejores prácticas es dividir los costes en partidas específicas y rastrear cada una de ellas para identificar desviaciones antes de que se conviertan en un problema serio.

En cuanto a los recursos, optimizarlos es clave. Desde planificar las entregas de materiales para evitar retrasos hasta dimensionar correctamente los equipos de trabajo, cada detalle cuenta. También he aprendido que una buena relación con los proveedores puede marcar la diferencia entre mantener el control de costes o sufrir sorpresas desagradables.

Por supuesto, siempre habrá imprevistos. Para mí, contar con un fondo de contingencia no es opcional, pero la clave está en usarlo con cabeza: solo cuando sea absolutamente necesario y siempre pensando en el impacto a largo plazo.

Comunicación y coordinación: claves para evitar malentendidos

Algo que voy viendo a medida que voy acumulando años gestionando proyectos es que los problemas surgen más por falta de comunicación que por errores técnicos. Un proyecto puede tener los mejores planos, un presupuesto impecable y un equipo técnico excelente, pero si las personas no están alineadas, las cosas no funcionarán como deberían.

Por eso, considero que la comunicación efectiva no es un añadido, sino un pilar fundamental en cualquier proyecto. Reuniones periódicas, claras y bien estructuradas son una de las herramientas más valiosas para alinear a todas las partes. Además, he aprendido con los años que estas reuniones no deben ser largas ni genéricas, sino enfocadas en revisar avances específicos, resolver dudas y tomar decisiones concretas.

Para facilitarlo, hoy en día contamos con herramientas tecnológicas que simplifican mucho esta labor. Plataformas de gestión de proyectos como Trello o Asana, o incluso soluciones específicas para construcción, permiten centralizar información, asignar tareas y mantener a todos informados en tiempo real. Personalmente, me han resultado muy útiles para reducir malentendidos y asegurarme de que todos están en la misma página.

Al final, una buena comunicación no solo mejora la eficiencia del proyecto, sino que también genera confianza entre los diferentes equipos. Y cuando hay confianza, los problemas se resuelven más rápido y los resultados son mejores.

Fases del proyecto y claves para gestionarlas

Un proyecto de construcción puede dividirse en varias fases, y cada una de ellas tiene sus propios desafíos y puntos críticos. A continuación, comparto mi enfoque para abordarlas de manera efectiva:

1. Inicio del proyecto:
En esta fase, todo empieza con estudios previos. Con el foco en la viabilidad económica, legal y técnica, esta etapa define las bases del proyecto. Tal como decía al principio, dedicar tiempo y recursos a esta fase siempre da sus frutos, ya que permite identificar riesgos y establecer un camino claro desde antes de empezar. Además, es el momento de gestionar licencias y permisos, un paso que puede ser tedioso, pero es esencial para evitar problemas legales más adelante.

2. Diseño y planificación:
Esta etapa es donde realmente se sientan las bases del proyecto. Elaborar una planificación detallada y un presupuesto realista son tareas imprescindibles. Aquí también es donde los arquitectos, ingenieros y otros profesionales técnicos trabajan juntos para desarrollar el proyecto. Siempre insisto en que este es el momento de resolver cualquier duda o discrepancia, porque una vez que se pase a la ejecución, cualquier cambio será mucho más costoso.

3. Ejecución:
Cuando el proyecto llega a la obra, la clave está en la coordinación de los equipos. Desde los operarios hasta los contratistas, todos deben saber qué se espera de ellos y en qué plazo. A lo largo de los años, he constatado que un seguimiento constante de la planificación y una rápida gestión de los imprevistos son fundamentales para mantener el proyecto bajo control.

4. Cierre y entrega:
Esta es una fase que, a menudo, se subestima, pero es crucial para garantizar que el proyecto cumple con las expectativas. Inspecciones finales, entrega de documentación y certificaciones, y revisiones de calidad son pasos imprescindibles para cerrar el proyecto de forma profesional. Tengo claro que dedicar tiempo a esta etapa no solo asegura un buen resultado, sino que también deja una impresión positiva en el cliente.

Conclusión

La gestión integral de proyectos de construcción es un desafío complejo, pero con la planificación adecuada, una supervisión técnica rigurosa, un control económico detallado y una comunicación efectiva, los resultados pueden ser excepcionales. Como he mencionado a lo largo del artículo, cada etapa tiene sus propias claves, pero todas se complementan y forman parte de un enfoque integral que, en mi opinión, es esencial para el éxito.

En este contexto, el papel del Project Manager no es solo importante, sino imprescindible. Alguien que entienda cada aspecto del proyecto y actúe como un puente entre los diferentes equipos puede marcar la diferencia entre un proyecto bien gestionado y uno lleno de problemas. Desde la planificación inicial hasta la entrega final, el Project Manager aporta una visión estratégica, coordina los recursos y asegura que cada decisión esté alineada con los objetivos del cliente.

La construcción no deja margen para la improvisación, y un enfoque meticuloso liderado por un Project Manager puede ser la clave para alcanzar el éxito.