Los 5 errores más comunes en la gestión de proyectos de construcción (y cómo evitarlos)

Dicen que de los errores se aprende.

También dicen que el humano es el único animal capaz de tropezar dos veces con la misma piedra.

Yo, en mi experiencia gestionando proyectos de construcción, puedo confirmar que ambas afirmaciones son ciertas.

Hoy vengo con la lista de los errores que más he cometido y que más me han ayudado a mejorar como Project Manager de Construcción en estos ya más de 6 años dedicándome a ello.

1. Procrastinar: se decide, se hace

En construcción, los plazos suelen ser bastante largos para absolutamente todo. Los materiales tardan en llegar, lo fabricado a medida tarda en ponerse en fabricación, los industriales van desbordados y te ponen en la cola cuando los contratas.

Por eso es tan importante no demorar las acciones una vez se tienen claras, y pedir el material, contratar al industrial, organizar la toma de medidas lo más rápido posible desde que se sabe qué es lo que se va a necesitar. Hacerlo es crucial para cumplir los plazos y, de paso, el presupuesto.

Pero no solo hace falta iniciar la acción. Casi siempre es necesario darle un seguimiento y seguir insistiendo para que, en efecto, se entregue el día acordado.

Yo para esto uso una plantilla de Trello que algún día compartiré donde puedo ver qué acciones están en mi lado y debo iniciar YA, y qué acciones están en el lado de cada proveedor para poderles ir haciendo seguimiento.

2. No hacer contratos: importante tenerlo todo atado

Cuando se contrata a una empresa o profesional para hacer un trabajo, normalmente hay una negociación o un acuerdo de los términos en que se debe realizar el contrato. Como mínimo, se habla de precio y de plazos, y a partir de aquí de todo lo que se considere.

Ese acuerdo tiene que quedar reflejado en algún documento, firmado por las dos partes interesadas. De lo contrario, llegado el momento en que aparecen problemas y/o imprevistos, nadie se responsabiliza de lo que en un momento se acordó.

Para mí, los puntos básicos que debe incluir un contrato son:

Teniendo esos 4 puntos claros y firmados, ya tendremos mucho a nuestro favor. A partir de aquí, cualquier cosa que se considere relevante se puede incluir en el contrato de prestación de servicios.

3. No pedir presupuesto: saber cuánto va a costar

El presupuesto en un proyecto de construcción debe ser algo vivo durante la ejecución de la obra. No vale con pedir presupuesto a todo el mundo antes de iniciar los trabajos y no volver a pedir presupuesto nunca más.

Es muy importante dejar claro, y dejarlo por escrito en el contrato, que no se va a hacer ningún pago de partidas que no hayan sido aprobadas previamente.

Y para eso, es necesario ir pidiendo presupuesto para cada una de las partidas que no estaban previstas inicialmente, repasar qué partidas del presupuesto original no tendrán que ser ejecutadas y llevar seguimiento de qué ha sido aprobado y qué no, y cómo se ha modificado el presupuesto global.

Con eso conseguimos tener en todo momento la cifra total a la que llegaremos al final del proyecto. Algo básico para nuestros planes de tesorería del proyecto.

4. No mantener el Gantt actualizado: los plazos se ajustan según las circunstancias

Es habitual la elaboración de una planificación con un diagrama de Gantt antes del inicio de las obras. En él se detallan todas las partidas, las dependencias entre ellas, los responsables, las fechas de inicio y la duración prevista.

Pero también es habitual que ese diagrama se guarde en un cajón, rezando para que se cumpla, y usándose, como mucho, para ver la dependencia entre tareas y olvidando las fechas porque quedaron totalmente desfasadas pasadas 3 semanas de ejecución.

Para mí eso es un error grande, y se soluciona actualizando el Gantt constantemente con todo lo que ocurra que afecte a los datos reflejados.

Eso nos permitirá tener la foto global de todo lo que queda por hacer, los caminos críticos que nos marcarán la fecha final del proyecto y gestionarlos para intentar evitar retrasos o, en caso de que no sea posible, que a veces ocurre, avisar al promotor y demás partes interesadas con antelación.

5. No hacer actas de cada reunión: todo por escrito y con responsables

En un proyecto de construcción, se van tomando decisiones continuamente. Y no solo eso, sino que surgen dudas que necesitan una decisión de alguna de las partes, la cual debe decidir en un plazo determinado para no impactar en la planificación del proyecto.

Todo eso debe quedar registrado en algún sitio, y para ello nosotros usamos actas. En ellas se describen las decisiones tomadas, quién las ha tomado y, además, se listan las decisiones pendientes, quién las debe tomar, y qué plazo tienen para tomarlas.

Esas actas se envían a todos los “stakeholders” del proyecto cada semana, coincidiendo con el día de la reunión semanal en obra. Ellos, una vez recibida el acta, tienen un plazo de 2 días para sugerir cambios si algo no les cuadra, y se dan automáticamente por aprobadas pasados esos 2 días.

Eso nos permite llevar un seguimiento de qué se ha decidido y por parte de quién, poder llevar a cabo la ejecución del proyecto en consecuencia, y tener identificados a los responsables cuando algún interesado pide explicaciones.

Pero no solo son importantes las actas una vez realizadas las reuniones. Para garantizar el éxito de las reuniones y poder tomar la mayor cantidad de decisiones posibles, el día antes de la reunión se envía el orden del día, en el que se incluyen qué temas se van a tratar, qué decisiones se deberían tomar y quién las debería tomar.

Con eso intentamos que la gente venga preparada a cada reunión y puedan ser lo más productivas posible.

Conclusión

Un proyecto de construcción es algo que está en constante cambio y se va adaptando a lo que va sucediendo y lo que se va encontrando.

La labor del equipo de Project Management es la de llevar todos esos cambios lo más controlados posible e ir gestionando el impacto que pueden tener en los costes, los plazos y la calidad, mitigarlos cuando sea posible, y realizar el seguimiento para que cada una de las decisiones se tomen de manera rápida y precisa.

Además, también es importante la transparencia, manteniendo informado al promotor y al resto de partes interesadas, para que sepan en todo momento el estado del proyecto.

Y eso requiere mucho trabajo de campo, pero también mucho trabajo de oficina, desde donde se gestiona lo que se averigua y descubre visitando la obra y hablando con absolutamente todos los trabajadores.