Gestionar un proyecto de construcción no es solo coordinar oficios. Es tomar decisiones constantemente, priorizar tareas, anticipar imprevistos y asegurarse de que nadie se desvíe del camino marcado. Y todo eso mientras mantienes el control de plazos, calidad y costes.
En este contexto, tener una herramienta que te permita tener una visión clara del proyecto no es una ventaja, es una necesidad. No tenerla es ir a ciegas.
Qué debería ofrecer una buena herramienta de gestión de proyectos de construcción
No todas las herramientas sirven para todo. Y aunque hay software muy completo, muchas veces está pensado para grandes constructoras, con equipos técnicos completos y estructuras complejas. Si gestionas proyectos como freelance, con equipos reducidos o con múltiples proveedores, necesitas una herramienta que se adapte a tu manera de trabajar.
En mi experiencia, estas son las funcionalidades mínimas que debe ofrecer:
- Organización de tareas propias y de terceros
- Visión general del estado del proyecto en un solo vistazo
- Fechas de vencimiento y recordatorios
- Gestión de proveedores e industriales, con sus tareas asociadas
- Seguimiento de reuniones y decisiones pendientes
- Registro de extras y cambios sobre la marcha
- Espacio para tomar notas relevantes de forma rápida, que se puedan ordenar más tarde
Y sobre todo, debe ser ágil, visual, sencilla de usar y adaptable a cada proyecto.
Opciones disponibles: herramientas que puedes considerar
En el mercado hay decenas de herramientas que permiten hacer esto. Algunas de las más conocidas:
- Microsoft Project: potente pero poco intuitiva si no eres técnico.
- Excel o Google Sheets: bien para presupuestos y control económico, pero limitadas para seguimiento de tareas.
- Asana, ClickUp, Monday: muy visuales, pero orientadas a entornos más digitales.
- Trello: simple, visual y personalizable. Ideal si trabajas con múltiples personas y proyectos a la vez.
Mi plantilla de Trello para gestión de proyectos de construcción
Después de probar muchos métodos, hace tiempo que uso una plantilla de Trello que he ido afinando proyecto tras proyecto. Me permite tenerlo todo en orden sin complicaciones, apuntar cosas rápidamente en las reuniones, y después ordenarlas tranquilamente en la oficina para que la plantilla trabaje para mí.
¿Qué puedes hacer con esta plantilla?
- Organizar a todos tus proveedores e industriales por categoría: Cada uno con su propia ficha (tarjeta) y dentro, sus tareas asociadas.
- Controlar tus propias tareas, con fechas de vencimiento: Así sabes en todo momento qué tienes pendiente, qué se retrasa y qué es prioritario.
- Asignar tareas a terceros, y que se reflejen también en su tarjeta: Cuando entras en la tarjeta de un proveedor, ves directamente qué tiene pendiente y para cuándo.
- Apuntar notas sueltas que más adelante se convierten en tareas: Cosas que surgen hablando en obra o por teléfono, y que no puedes dejar escapar.
- Registrar extras y partidas contradictorias: Para tener un control realista del presupuesto a medida que avanza el proyecto.
- Guardar actas de reunión, con tareas, decisiones y responsables: Así nada se pierde, todo queda por escrito y puedes hacer seguimiento.
Cómo la uso yo en el día a día
Cada día, al final de la jornada, dedico la última hora a ordenar mis tableros.
Lo primero que hago es revisar las listas de notas, actas y extras. De ahí obtengo información que tiene que convertirse en tareas, solicitudes de presupuesto para partidas extra que han surgido, notas a tener en cuenta para algún momento durante la ejecución.
Con eso completo el tablero completo y, además, llevo información a la herramienta que uso para control presupuestario de la que en algún momento hablaré.
Con toda esta información ordenada, reviso en qué estado está cada proyecto, qué tareas hay que empujar, qué proveedores necesitan seguimiento, qué decisiones están pendientes. Y lo dejo todo preparado para el día siguiente.
Las tareas que asigno a industriales no son sus tareas técnicas, sino las que me afectan directamente como gestor. Ejemplo: al electricista no le pongo “pasar cable”. Eso ya lo sabe. Le pongo “instalación de cocina”, con vencimiento una semana antes de que llegue la cocina, porque ahí sí necesito tener visibilidad y control.
¿Te interesa probarla?
He preparado un documento en el que explico exactamente cómo funciona la plantilla, enseño a hacer las automatizaciones que me permiten que la plantilla trabaje para mí y muestro cómo la uso yo en el día a día.
Este documento está disponible para tí.
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Conclusión
No necesitas una herramienta sofisticada ni un software de 500€/mes para gestionar bien tus proyectos. A veces, una plantilla bien pensada, con lo justo y necesario, puede marcar la diferencia.
Y si te interesa ver cómo trabajo yo, esta plantilla puede ser un buen punto de partida.
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